Gleich vorweg: Es gibt Stimmen, die halten Pressekonferenzen im Social Media Zeitalter für überholt. Es gäbe heute aktuellere PR Instrumente, mit denen man erfolgreich kommunizieren könne. Die digitale Pressekonferenz, zum Beispiel. Als Live-Übertragung einer klassischen Pressekonferenz oder als reine Webkonferenz.
Zweifellos haben wir heute ein wesentlich größeres Portfolio an PR Instrumenten zur Verfügung als noch vor einigen Jahren. Das heißt aber nicht automatisch, dass klassische PR Maßnahmen damit weniger relevant sind. Sie sind vielmehr bewusster zu wählen und auf das beabsichtige Ziel abzustimmen.
Wir wollen heute über die Vorteile der traditionellen Pressekonferenz sowie Tipps und Tricks für die erfolgreiche Umsetzung schreiben.
Der persönliche Kontakt zählt
Kaum eine andere PR Maßnahmen bringt einen so direkten und persönlichen Kontakt zwischen Unternehmen, Medienvertretern und PR-Agentur wie eine Pressekonferenz. Ein Geschäftsführer, der selbst das Unternehmensergebnis kommuniziert, gibt wesentlich mehr Informationen weiter als Zahlen und Fakten. Er steht als Person für das Unternehmen, transportiert Image und Reputation. Es bietet den Journalisten die Möglichkeit zum persönlichen Austausch, zeigt sich offen und bereit zum Dialog. Diesen direkten und unmittelbaren Kontakt können digitale Formate nur sehr schwer ersetzen.
Aktueller Anlass und das richtige Thema für ein Pressegespräch
Im Vorfeld muss genau abgewogen werden, ob das Thema genug aktuellen Anlass und ausreichend Stoff für eine Pressekonferenz bzw. ein Pressegespräch bietet. Inhalte, die sich auch kurz und knackig auf einer A4 Seite sagen lassen, sind vielleicht besser in einer Presseaussendung aufgehoben.
Die Zielgruppe einer Pressekonferenz
Auch in die Einladungsliste und die Definition der Zielgruppe sollte ausreichend Vorbereitungsarbeit gesteckt werden. Welche Medien will man erreichen? Sind es Online- und Printmedien, Hörfunk, TV, regionale Medien und Special Interest Magazine. Oder ist das Thema total spezialisiert? Welche Ressorts sind wichtig, passen die Themen nur in Wirtschaftsredaktionen oder gibt das Pressegespräch auch gute Inhalte für ausgewählte Fachmedien her? Gibt es gute Kontakte zu Bloggern, die das Thema ebenfalls abdecken können? Falls ja, unbedingt mit entsprechendem Briefing einladen.
Der Ablauf eines Pressegesprächs
Hier ist ein Beispiel für den Ablauf eines Pressegesprächs:
Gute Pressefotos
Gute Pressefotos machen die halbe Miete einer guten Berichterstattung aus. Noch bevor die Pressekonferenz beginnt, gibt es Möglichkeiten für Fotoaufnahmen der Sprecher mit entsprechendem Hintergrund und passend zum Thema.
Welcome der Journalisten
Ankommende Journalisten tragen sich in die Anwesenheitsliste ein, werden begrüßt und bei Bedarf auf Interviewmöglichkeiten hingewiesen. Die Presseunterlagen werden Medienvertreter ausgehändigt. Im Idealfall mit einer kurzen Erklärung, was sie beinhalten.
Begrüßung / Start Pressekonferenz
Der Moderator/die Moderatorin begrüßt offiziell die Journalisten und eröffnet die Pressekonferenz. Er/Sie stellt den Anlass sowie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Pressekonferenz vor.
Statements
Die handelnden Personen – Firmenchefs, Experten, Pressesprecher kommen zu Wort und bringen ihre Statements ohne dabei den roten Faden zu verlieren. Gute Vorbereitung ist alles.
Fragerunde
Im Anschluss an die Statements eröffnet der Moderator die Fragerunde der Journalisten.
Wenn alle Fragen der Journalisten geklärt sind, gibt es eine offizielle Verabschiedung und die Möglichkeit zu Einzelinterviews.
Kurzweilig und relevant ist immer besser als langatmig und ermüdend. Lassen Sie das Wesentliche sagen und etwa Ungesagtes in der Fragerunde besprechen. Dafür ist es auch ganz ratsam, einen Frage- und Antwortkatalog vorzubereiten.
Follow-up
Für eine möglichst hohe Resonanz ist das Follow-up einer Pressekonferenz mindestens genauso wichtig wie die Vorbereitung. Möglichst unmittelbar nach der Pressekonferenz werden 5- 10 gute Pressefotos gemeinsam mit dem Kunden selektiert, mit guten Bildunterschriften versehen und gemeinsam mit den Presseunterlagen an alle jene Medien versendet, die nicht zur Pressekonferenz kommen konnten. Individuelle Informationen, die bei der Pressekonferenz nicht übermittelt werden konnten, werden an selektierte Medien auf Anfrage nachgereicht.
Unsere Agentur hat im Laufe der Jahre schon zahlreiche Pressekonferenzen erfolgreich umgesetzt, gewissenhafte, inhaltliche und organisatorische Vorbereitung in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden, ein guter Draht zu den Medien und eine intensive Nacharbeit sorgen fast ausnahmslos für ein gutes Ergebnis und demonstrieren vor allem die Bereitschaft offen mit Medien zu kommunizieren, was seitens der Journalisten auch langfristig sehr geschätzt wird.