Videokonferenzen leicht gemacht!

| 19.06.2020

Videokonferenzen sind schon seit geraumer Zeit ein beliebtes Tool für Unternehmen. Während sie früher vor allem in international tätigen Konzernen zum Einsatz kamen, haben sie in den letzten Monaten auch in kleinen Unternehmen einen besonders großen Aufschwung erlebt. Und obwohl Face-to-Face-Meetings schön langsam wieder möglich sind, wird der Trend zu Videokonferenzen bestimmt noch weiterhin anhalten.

Videokonferenzen sind das perfekte Tool, um im persönlichen Austausch und Kontakt zu bleiben und nebenbei Zeit zu sparen! Wenn man weiß wie – denn oft ist es nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint. Es gibt einige Dinge zu beachten, bevor man mit Zoom, Skype & Co. arbeitet. Daher haben wir hier unsere 7 Tipps für gelungene Videokonferenzen mit Kunden und Kollegen zusammengestellt.

 

1. Das richtige Tool

Bevor es mit Videokonferenzen los gehen kann, sollte man sich im Klaren sein, welches Tool zu welchem Gespräch am besten passt. Möchte man lediglich einen Vortrag halten oder lieber ein interaktives Gespräch führen, oder auch Präsentationen und Bildschirme mit dem virtuellen Gegenüber teilen? Diese Fragen gilt es zu klären und die geeignete Plattform dafür auszuwählen.

Wir als Agentur nutzen die Plattform Zoom – sowohl für den Kontakt mit Kunden als auch mit dem Team. Möglichkeiten, wie beispielsweise eine einfache Einladungsfunktion über Microsoft Outlook, Teilen eines Bildschirms oder Aufzeichnen eines Meetings, unterstützen uns dabei. Natürlich gibt es aber auch andere Plattformen, wie Microsoft Teams oder auch Skype, mit denen wir immer wieder arbeiten.

 

2. Die Technik macht es aus

Es gibt nichts Peinlicheres, als wenn das Mikrofon oder die Kamera bei einem Meeting auf einmal ausfallen oder erst gar nicht funktionieren. Daher unser Tipp: Mikrofon und Kamera immer im Vorfeld testen! Sollte man in einem großen Raum sitzen oder ein schlechtes Mikro haben, empfehlen wir auf ein Headset umzusteigen.

Außerdem sollte auf eine stabile Internetverbindung geachtet werden. Ebenso sinnvoll ist eine Stromquelle in der Umgebung, falls euer Notebook oder Tablet Saft benötigt.

 

3. Mit der Kamera auf Augenhöhe

Um nicht verzerrt oder gar erst abgeschnitten am Bildschirm des anderen abgebildet zu sein, ist es wichtig, die Kamera richtig einzustellen. Wir empfehlen dafür, die Kamera auf Augenhöhe zu platzieren!

Beim Sprechen sollte darauf geachtet werden, direkt in die Linse zu sehen und nicht auf den Bildschirm. So hat das Gegenüber das Gefühl von Augenkontakt – das macht Videokonferenzen viel persönlicher!

 

4. Passender Ort

Bevor man mit den Videokonferenzen starten kann, ist auch die Auswahl eines geeigneten Raumes nicht ganz unwichtig: Am besten setzt man sich vor eine weiße oder helle Wand. Je weniger im Hintergrund zu sehen ist, desto besser – somit reduziert man potenzielle Ablenkungselemente 😉 Außerdem sollte man auf eine ausreichende Beleuchtung achten.

Das Wichtigste: Der Raum sollte ruhig und ohne Störgeräusche sein! Ein Geschirrspüler oder ein leises Radio im Hintergrund machen oft unschöne Geräusche.

 

5. Unerwünschte Gäste vermeiden

Egal ob WG, zuhause mit Kindern und Partner oder im Büro: Man sollte seinen Mitbewohnern und Kollegen rechtzeitig Bescheid geben, wann Videokonferenzen anstehen. So wissen alle Bescheid und können es vermeiden, den Raum zu betreten oder Lärm zu machen.

 

6. Tausche Jogginghose gegen Sakko

So wichtig wie eine ruhige Umgebung ist auch das Outfit. Wählt officetaugliche Kleidung und stylt euch dementsprechend!

Tauscht man Anzugshose gegen Jogginghose ändert das auch automatisch die Ausstrahlung und Haltung der Person – ein zentraler Punkt, um ein gutes Gespräch zu führen.

 

7. Der rote Faden

Gerade wenn man sich nur digital sieht, ist es oft schwieriger, die Aufmerksamkeit des virtuellen Gegenübers aufrechtzuerhalten. Daher ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, was man im Meeting genau besprechen möchte und, wenn möglich, auch welche Fragen sich auftun könnten. Genauso wie bei Face-to-Face-Meetings ist es sinnvoll, sich vor der Konferenz eine Agenda anzulegen. Direkt nach dem Meeting sollte auch ein Protokoll angefertigt werden – so vergisst man garantiert nichts.

 

Diese 7 Tipps helfen uns jedes Mal aufs Neue, mit unseren Kunden professionelle Videokonferenzen abzuhalten – egal ob aus dem Büro oder aus dem Homeoffice. Was wir also auf jeden Fall aus der Coronakrise mitnehmen können – Dinge aus einer neuen Perspektive zu betrachten… das eine oder andere Mal auch weiterhin virtuell via Videochat.

Dann bleibt uns nur noch übrig, euch viel Erfolg bei euren künftigen Videokonferenzen zu wünschen! 😊

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