Challenge accepted – Events im „Corona-Jahr“

| 04.12.2020

2020 war in vielerlei Hinsicht ein ganz besonderes Jahr. Normalerweise planen wir für unsere Kunden unzählige Events – von Pressekonferenzen über Eröffnungen, bis hin zu Bloggerevents. Aber dieses Jahr war alles ein bisschen anders und wir mussten umdenken.
Wann wird eine klassische Pressekonferenz wieder möglich sein? Wie geht man in der Planung vor? Welche Maßnahmen müssen bei Veranstaltungen getroffen werden? … Trotz dieser vielen Fragen gelang es uns, Events umzusetzen. Daher möchten wir euch in diesem Blogbeitrag über unsere Learnings in diesem Jahr erzählen.

 

Event-1×1 in Coronazeiten

  1. Location matters

Bereits bei der Locationwahl gibt es einiges zu beachten: Wie viele Personen dürfen an der Veranstaltung teilnehmen? Gibt es einen Außenbereich? Kann genügend Abstand zwischen den Teilnehmenden geschaffen werden? Handelt es sich um eine Bilanzkonferenz, eine Eröffnung oder ein anderes Medienevent? Je nach erlaubter Personenanzahl, Situation und Konzept sollte die Größe der Location gewählt werden.

  1. Analog, digital oder beides?

Speziell für Pressekonferenzen empfiehlt es sich, mehrere Varianten ins Auge zu fassen. So gibt es beispielsweise die Hybrid-Variante, bei der sowohl vor Ort als auch digital Journalisten anwesend sein können. Ebenso kann man in einer großen Location auf reine Präsenzveranstaltungen setzen. Und ganz digital geht es natürlich auch – via Hopin, Zoom oder Livestreams, um nur einige zu nennen.

  1. Information über alles

Informiert die Journalisten bereits im Vorfeld über den genauen Ablauf des Events und über die geplanten Sicherheitsmaßnahmen. Weist gegebenenfalls auf Ersatzprogramme, Maskenpflicht und COVID-Schnelltests hin. Unser Tipp: Informiert euch täglich über die aktuelle Situation und die neuesten Maßnahmen!

  1. Es ist soweit

Wenn der große Tag endlich da ist – don`t panic! Denn wer gut vorbereitet ist, kann auch in Coronazeiten reüssieren! Bevor die Gäste eintreffen, sollten noch einmal alle Sicherheitsvorkehrungen gecheckt werden: Gibt es genügend Desinfektionsspender? Sind Ersatzmasken vorhanden? Funktioniert der Livestream? Während des Events solltet ihr bewusst auf die Abstandsregeln und Maskenpflicht achten – keiner nimmt euch eine kleine Erinnerung böse 😉

  1. Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste

Trotz Sicherheitsvorkehrungen kann es natürlich passieren, dass eine Person zu einem Verdachtsfall wird. Für diese Situation ist es wichtig, am Veranstaltungstag noch einmal die aktuellen Mail-Adressen und Telefonnummern der Anwesenden zu checken. Gleichzeitig empfehlen wir, die genaue Uhrzeit der An- und Abreise in einer Liste festzuhalten. Behaltet die Liste für zumindest zwei Wochen auf, bevor ihr sie ordnungsgemäß vernichtet.

 

Unsere Events im Corona-Jahr

Einige unserer geplanten Events fielen heuer leider aus. Aber trotzdem konnten wir ein paar Veranstaltungen – in etwas anderer Form – umsetzen.

Im September durften wir die Eröffnung der A-NOBIS Sektkellerei in Zurndorf begleiten. Die Veranstaltung fand im kleinen Rahmen unter Einhaltung aller Sicherheitsmaßnahmen statt (Abstand, Maskenpflicht in Innenräumen, …) – und glücklicherweise gab es auch einen wind- und wettergeschützten Außenbereich, in dem ein großer Teil des Programms abgehalten werden konnte 😊

Die Jahrespressekonferenz von Attensam fand im Oktober im Presseclub Concordia statt. Hier entschieden wir uns für eine Präsenzveranstaltung. Jede Person bekam einen eigenen Tisch zugewiesen, der im Vorfeld fachgerecht von Attensam desinfiziert wurde.

Für Dezember steht auch noch eine weitere Pressekonferenz am Plan – diesmal ganz virtuell.

 

Ihr seht also, wir haben uns durch das ganze Spektrum – Präsenz bis Digital – durchprobiert und einige Learnings aus dieser schweren Zeit mitgenommen. Was wir euch aber abschließend mit auf den Weg geben möchten: Nichts ist planbar, Flexibilität ist alles!

In diesem Sinne, habt keine allzu große Scheu vor Events während dieser Pandemie – sie bringen doch ein wenig Vor-Corona-Feeling in diese herausfordernde Zeit 😊

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