In vielen Branchen stehen regelmäßige Reportings an Management, Kunden oder Partner an der Tagesordnung. So auch in der PR-Branche.
Als Agentur, die mit dem PR-Gütezeichen zertifiziert ist, ist uns die Evaluierung unserer Kommunikationsarbeit besonders wichtig, um Prozesse zu optimieren und daran zu wachsen! Aus diesem Grund erstellen wir regelmäßig PR-Reportings und nutzen diese als Basis für unsere Arbeit.
Was genau in solchen Reportings enthalten sein sollte und wie wir das bei Brandenstein Communications umsetzen, verraten wir euch im folgenden Beitrag.
Warum eigentlich PR-Reportings?
Um diese Frage zu beantworten, müssen wir ein wenig ausholen: Denn jede einzelne Kommunikationsmaßnahme trägt zum „großen Ganzen“ der PR-Arbeit bei. Wie Projekte und Aktivitäten auf solch vordefinierte Ziele einzahlen, gilt es daher regelmäßig zu bewerten.
Schließlich:
- Zeigt die Auswertung der Berichterstattung, wie und in welchem Umfang ein Unternehmen oder ein Produkt in den Medien und in der Öffentlichkeit präsent ist.
- Können Erkenntnisse daraus für die weitere strategische Planung genutzt werden z.B. um Konzepte und Kampagnen zu optimieren.
- Schaffen PR-Reportings Klarheit und Struktur.
Schritt für Schritt zum perfekten Reporting
Die Vorgehensweise bei der Evaluation von Projekten sollte sich an einem weltweiten Standard orientieren, wie beispielsweise im Juni 2010 in der „Barcelona Declaration of Research Principles“, veröffentlicht Wie ein Reporting letztendlich aussieht, ist jedoch sehr individuell und hängt von den jeweiligen Anforderungen ab: PR-Reportings kann man einmalig – nach einem Event oder einer Aktion – oder regelmäßig – zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich – erstellen.
Bevor man mit dem Reporting beginnt, sollte man sich einige Fragen stellen:
- Für wen erstelle ich das Reporting?
- Welchen Zeitraum möchte ich auswerten?
- Über welche Maßnahme(n) möchte ich berichten?
- Was will ich mit dem PR-Reporting erreichen?
- Welche Kennzahlen brauche ich dafür?
- Möchte ich quantitativ beispielsweise Reichweiten ermitteln oder auch mit qualitativen Kriterien wie Kernbotschaften, Fokusthemen und Tonalität arbeiten?
Sind diese Fragen geklärt, kann es losgehen. Unsere klassischen PR-Reportings beinhalten immer Zielerreichung, Meilensteine, Medien-Coverage und Outcome in belegbaren Zahlen. Dazu gehören zum Beispiel auch die Reichweiten der Medien oder Social Media-Insights.
Natürlich ist aber nichts in Stein gemeißelt – Reportings sollten immer individuell und entsprechend den unterschiedlichen Bedürfnissen und Wünschen erstellt werden!
Unser Fazit: PR-Reportings und die regelmäßige Evaluierung von Kommunikationsmaßnahmen und -projekten gehören zu einer gelungenen Medienarbeit einfach dazu. Reportings zeigen auf einen Blick den Kommunikationserfolg und ermöglichen die Optimierung der PR-Arbeit – man lernt schließlich nie aus!